Acceso, consulta y eliminación de documentos

Presentación:

El Archivo Municipal de Águilas es el servicio que reúne, organiza, conserva y sirve los documentos que el Ayuntamiento produce y recibe en el ejercicio de sus funciones y a lo largo de su historia. La conservación del patrimonio documental posibilita el control de la Administración, garantiza los derechos del ciudadano y permite la investigación histórica.

El documento más antiguo data de 1812, se trata del Acta Capitular por la cual se constituye el primer Ayuntamiento de Águilas, siendo, por tanto, la fecha de la independencia municipal.

El Archivo Municipal de Águilas está integrado en el Sistema de Archivos de la Región de Murcia, por lo que corresponde a la Comunidad Autónoma la competencia legislativa en materia de archivos y gestión documental.

Se atenderán de forma presencial, por teléfono y correo electrónico.

La consulta de documentos se realizará de manera inmediata, siempre que no implique una búsqueda e investigación especializada, que se resolverá en un plazo máximo de una semana.

Requiere la presentación de solicitud en el Registro General del Ayuntamiento.

Toda la documentación es de libre acceso, salvo las limitaciones impuestas por la normativa en materia de acceso y protección de datos.

Asesoramiento:

Se ofrecerá asesoramiento a los usuarios sobre datos e información relacionada con la historia de Águilas y la administración municipal.

Reproducción de documentos:

Se facilitaran copias de los documentos en formato A3 y A4, previo abono de las tasas según la Ordenanza reguladora de la tasa por la realización de la actividad administrativa de expedición de documentos administrativos.

Siempre que sea posible se permitirá la fotografía de los documentos por parte de los interesados, con autorización del personal del archivo.

Este servicio tendrá las limitaciones exigidas por la aplicación de medidas de seguridad sobre documentos susceptibles de conservación especial, bien por ser de gran valor o sufrir deterioro.

Visitas concertadas:

Se atenderán visitas de colegios, asociaciones y otros grupos de usuarios interesados, sobre el contenido del fondo documental municipal, especialmente las fuentes para el conocimiento de la historia de Águilas y los documentos de mayor interés.

Requiere presentación previa de una solicitud, con antelación suficiente para acordar la fecha más conveniente.

Fondos documentales:

  • Fondo Municipal. Documentación producida por el Ayuntamiento de Águilas desde 1812.
  • Fondo Antonio Cerdán Casado. Donación.
  • Fondo Juzgado Municipal.

Catálogo de servicios:

  • Consulta de documentos municipales desde 1812, con las limitaciones y restricciones impuestas por la normativa de acceso y protección de datos.
  • Reproducción de documentos, en formato A3 y A4, previo pago de las tasas correspondientes según Reglamento.
  • Biblioteca auxiliar del Archivo, compuesta por el fondo local de historia y autor, así como otros de temática relacionada que ayuden en la investigación.
  • Préstamo interno al resto de oficinas municipales.
  • Asesoramiento e información en materia de organización de documentos y archivos de gestión.
  • Orientación y asesoramiento personalizado en las búsquedas e investigación histórica.
  • Visitas concertadas para dar a conocer las fuentes documentales para el estudio de la historia de Águilas.
  • Organización y colaboración en todo tipo de actividades para dar a conocer la historia de Águilas.

Normativa reguladora del servicio:

  • Constitución Española de 1978. Artículo 105.b
  • Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Régimen Local.
  • Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español.
  • Ley 6/1990, de Archivos y Patrimonio documental de la Región de Murcia
  • Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.
  • Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administración Públicas

En cuanto a eliminación de documentos, la Ley de Patrimonio Histórico Español y Ley de Archivos y Patrimonio documental de la Región de Murcia, establecen que toda la documentación generada y recibida por las administraciones públicas forma parte del patrimonio documental y, por tanto, no es posible su destrucción sino es a través de un proceso de valoración aprobado por la Comisión Calificadora de Documentos competente.

Ley 6/1990, de 11 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Región de Murcia:

  • 12.3: “Los criterios para determinar los documentos que deben ser o no objeto de expurgo se establecerán en coordinación con los que, para el conjunto del Estado, fije la comisión superior calificadora de documentos administrativos a que alude el artículo 58 de la Ley de Patrimonio Histórico Español, teniendo en cuenta, además, las peculiaridades de la región”.
  • 12.4: “No se podrá destruir ningún documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones”.
  • Disposición Transitoria cuarta: “En tanto no se determine reglamentariamente, en conexión con la Comisión Superior Calificadora de documentos administrativos del Estado, el procedimiento o expurgo, la destrucción de cualquier documento público que forme parte del Patrimonio Documental de la Región de Murcia deberá contar con la previa autorización de la Consejería de Cultura, Educación y Turismo”.

Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español

  • 55: “La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.

En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.
En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.”

RD 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

  • 2: “La eliminación de documentos solo podrá llevarse a cabo tras el correspondiente proceso de valoración documental.
  • Se entiende por valoración documental el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación. El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia, la posible eliminación o expurgo y el régimen de acceso”.
  • 58: “El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración General del Estado y del sector público estatal…., corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya composición, funcionamiento y competencias se establecerán por vía reglamentaria”.

Orden de 12 de julio de 2017 de las Consejerías de Hacienda y Administraciones Públicas y de Turismo, Cultura y Medio Ambiente, por la que se aprueba la política de gestión y archivo de documentos electrónicos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia

  • Apartado 5: Procesos de Gestión de documentos electrónicos

Punto 5.9: “Eliminación de documentos: “Una vez que la Comisión Calificadora de Documentos administrativos de la Región de Murcia o, en su defecto, el órgano competente en materia de archivos haya dictaminado la eliminación de documentos electrónicos, ésta se realizará conforme a lo establecido por el artículo 17.2 de la ley 39/2015 de 1 de octubre  y de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto a “borrado y destrucción de soportes de información”. No se eliminará ningún documento o expediente bajo estos supuestos:

  • Esté calificado como de “valor histórico” o de “investigación”, de acuerdo con lo previsto en la legislación vigente al respecto.
  • No haya transcurrido el plazo establecido para su conservación, durante el cual pueda subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas físicas o jurídicas.
  • No exista dictamen previo de eliminación aprobado mediante Orden de la persona titular de la consejería competente en materia de archivos.

Se tendrá en cuenta:

  • El cambio de soporte o formato como consecuencia de la obsolescencia del formato anterior o el fin de la vida útil del soporte previo. En este caso, se realizará la destrucción o borrado de la información en el soporte o formato inicial.
  • La posibilidad de transferencia con cambio de custodia a otro organismo o archivo. En el caso de que la transferencia suponga una duplicación de los documentos que son objeto de la misma, el órgano remitente, una vez obtenida la conformidad del nuevo responsable de la custodia, deberá proceder al borrado de sus propios ejemplares”.

Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administración Públicas:

  • 17.2: “Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable”.

En base a lo estipulado por la normativa aplicable, y a tenor de que la Comunidad Autónoma de Murcia no tiene todavía constituida su Comisión Calificadora de Documentos, la autorización para la eliminación de documentos que formen parte del patrimonio documental, le corresponde a la Consejería de Cultura, pues ninguna norma de rango estatal atribuye esa competencia a los ayuntamientos.

Al Ayuntamiento le corresponderá iniciar el correspondiente Procedimiento de eliminación de documentos administrativos siguiendo las directrices que marque la Dirección General de Bienes Culturales de la Comunidad Autónoma de Murcia, tras el estudio de identificación y valoración de las series documentales que pretenda destruir.

Procedimiento de eliminación de documentos administrativos municipales

Archivo Municipal de Águilas.

Dirección:
Edificio central del Ayuntamiento.
Calle Conde de Aranda, nº 14, planta sótano.

Datos de contacto:
Josefa Navarro Martínez. Archivera
Tfno: 968 418825
Email: archivo@ayuntamientodeaguilas.org

Horario:
Lunes a viernes: de 9:00 a 14:00 horas

Fecha de última actualización de esta sección: viernes 10 de mayo de 2019
Fecha de última actualización del portal: martes 15 de octubre de 2019